不懂follow-up,做再多都是白做

作者丨林正刚

来源 | 林正刚(ID:GY_leadership)

二次编辑 | MarTechApe

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很多人都知道follow-up(跟进)在职场上的重要性。

 

但知道重要性,不代表会去做。心理学的研究发现,一件事,“做了有好处” 和 “不做就有坏处”会对人产生完全不同的心理效应——“做了有好处”让人觉得,不做也无所谓,大不了好处不要了;但是“不做就有坏处”才让人有了必做不可的紧迫感。

 

所以,今天,我们从一个“老板”的视角,举一个“不follow-up就带来坏处”的例子,来谈谈,没有养成follow-up习惯的、不喜欢常和老板沟通的员工,在老板眼里,是有多差劲。

 

 

 

我在美国工作了十几年,养成了一个“follow-up”的做事习惯。

 

如果我约好一个人两周后见面,我首先将时间锁定在我的日程表上,然后到两天前,日程表会提醒我再去和对方确认这个会议。

在我多年的工作经验中,好像很少会出现会议最后会变化或取消这类事情。每次见面,我必然会约好下次的见面时间,然后到约会前一两天再去确认。

就像我上面说的,我喜欢主动,更重要的是事情不跟进是不会有进展的。

缺乏follow-up,就是工作完成度不够

我有一个共事多年的同事就有一个坏习惯,总是不会做跟进的沟通。

当事情交给他后,会很久没有声音。过了几个星期我突然想起来,就问他到底怎样了,他说:“完成了。” 他可能还以为有分加,谁知道在我心里已经减了两分。

首先,因为一直没有反馈,我不能将此事放下,就是说这件事一直还是我的责任,所以扣一分。

然后做完都不说,让我继续想着这件事情,又扣一分。如果让我从别的渠道听到他已经将事情做好了,而我这个直属上司还傻傻不知情,这个绝对又要扣一分。

我们的绩效是5分满分,1分就出局,就算这个同事从满分开始,因为不重视沟通他也已经差不多要出局了。

如果事情做完但没有同相关人等沟通,对他们来说,你可能还没有开始做。

 

 

为什么有的人,就是不喜欢follow-up?

第一,这个可能是一个价值观问题,有的人认为“沟通”是额外的事情,不应该占用做事情的时间。如果有人说“最近真是太忙了,都没有时间与我的团队沟通了”,那这个人绝对是一个不注重沟通的人。沟通怎么可能占用做事情的时间呢?沟通本身就是事情的一部分啊!如果没做好沟通,等于没有100%得完成这件事。

第二,这可能是文化问题。中国人含蓄的君子文化,体现在各种武侠小说中——A大侠和B大侠相约:“十年后,我们在这棵树下见”。许下了君子之约后,两位大侠得把这件事记十年。所以古代人想信守承诺,不仅道德感要强,记忆力也要惊人才行。

可是这种“我们说好了的”的君子之约,放到现代社会来执行可不行。你老板一天处理的事情,可能是那位古代的大侠一年的事情。一件事交给你,你做好了,但却不说,难道等着老板在你们约好的那天,主动打开你的文档吗?在高度认知负荷的今日职场,“提醒”变成了一个必须做的事情。

我认为没有天生的沟通高手,要变成一个沟通达人,首先要认识到"沟通"就是做事情的一部分,而且还是很重要的一部分。

有了这个意识后,行为上才可能开始改变。

 

如何掌握跟进的主动权?

但如果你的上司不善沟通,还反过来怪你沟通不足,那怎么办?

如果你是下属,你可以利用SMART来将沟通"机制"搭好。

 

在SMART中,各个字母指代的是:
S - Specific(具体的)
M - Measurable(可衡量的)
A - Achievable(可行的)
R - Relevant(相关的)
T - Time(时限)

 

当上司将他对你的期望说完之后,你可以用SMART作为一个反馈工具,下面的对话就是SMAT的对话,为什么没有R呢?

 

因为是老板要求你做的,你的假设就是老板已经考虑好这个项目与他的方向是相关联的了。

“老板,我听到你对我的要求了,我怕听错了,还是重复一次让你确认一下比较好。我具体听到的是……你是否同意?”
“同意。”
“要衡量这件事情是否做成功,我觉得还是要沿用你一直在推动的KPI机制。你看看我建议这个KPI是否可行,或者你有其他KPI的建议?”
“没有问题,这个KPI可以。”
“我想与老板分享一下我的一个判断。我认为这件事情绝对是可行的,但是以我目前手上的资源来说,我可能要放慢一下我另外一个项目的速度,如果你可以接受的话,我们可以马上开始这个项目。”
“这样吧,另外一个项目不要放慢,我多调动点资源给你,让你将这两件事都办了。”
“好的,老板,没有问题。有了额外资源,事情就好办了。
“如果这些资源下周能到位,我估计这个项目能够在6个月内完成,这个也是你原来的要求。还有我希望能够每两个星期给你一个简单的进度汇报,就给你发一封邮件,有必要时再开会。
“我主要是想确保你知道项目还是跟着计划前进,如果有什么变化,我也可以及时通知你,你觉得这样可以吗?”

老板心里很满意,因为他知道每两周会收到一个进度汇报,那这件事就算彻底移交了。

“很好,我们就按这样去办,我等你邮件。”

沟通一开始就不能停下来,持续的沟通是任何关系改善必经的环节。

必须要将“跟进”作为一种职场基因来培养,“等待”的心态一定不会让你在职场有太顺利的发展。